Xavier Bertels

This post outlines some best practices I have come across over my years managing various small groups of people. The goal is to always have clarity and the least amount of process necessary to not question basic truths. Please read it as a look into what I found works well, and then make it your own.

Recruitment

• What is the single source of truth for Job descriptions?
  • This can be a simple Notion database.
• What is the single source of truth for hiring managers to find and follow up on candidates?
  • This can be one Notion board. I’ve used at least 5 different tools that claim to handle this, and there is always one annoying thing you can’t do that you really need.
• What does the interview process look like?
  • F.e. Step 1: culture screening, Step 2: subject matter interview, Step 3: test task, Step 4: proposal?
• Who communicates the steps to candidates?
  • This works best if it is done several times: create a Notion page that explains the steps, link to it in the job ad, then link to it again in every e-mail after that.
• What will my salary package contain?
  • Again, creating a super simple Notion page that outlines salary and benefits, that you can share with the candidate, can be enough. Think: salary, hardware, software, healthcare…

Onboarding

• When do you give access to all tools? Which tools? And who does this?
  • I’ve found that a simple Notion template with a checklist works really really well. Takes 5 minutes to think about and set up, and it can be improved easily every time you forget something.
• What is the experience on the first day?
  • “Do I have access to all hardware and software?”
  • “How am I supposed to take care of my hardware and software? Are there any safety best practices?”
• The first week?
  • “Do I know where to find information, or who to talk to?”
• And the first month?
  • “Did I meet everyone who is relevant to my job?”
  • “Am I doing a good job?”

Growth & Time At Work

• Who creates career tracks? Who communicates how steps on this track are evaluated?
  • “Am I on the right track to improve myself?”
  • “Am I valuable to the company?”
  • “When will you decide if I can stay, or if it is better to part ways?”
• What happens when someone is sick?
  • “What is legally required?”
  • “What should I communicate? And to who?”
• What happens when someone wants to take a vacation?
  • “How long ahead should I plan it?”
  • “How long can I take a vacation?”
  • “Do I have to take all vacation days?”

Offboarding

• Who plans the exit interview?
  • In case of a valued employee who decides to leave: how do you celebrate their tenure with the team?
• Who executes the exit interview?
• When do you remove access to all tools? Who does this?

I’ve found that teams will benefit from implementing these basics first. Of course, there is far more to managing people than just this checklist. But if you didn’t know where to start, now you do!

When I see an app, my first thought is often, “Which idiot made this mess?”

We quickly brush off old work, thinking it’s bad. Yet it’s usually not about the people before us lacking skill, but more about past tools and constraints.

This happens a lot in product management, design, and coding. How many of us have thought, “This code is a nightmare, we need a fresh start!” only to trade old challenges for new ones, creating a new mess?

There’s a balance. It’s good to question other people’s definition of problems. And it’s good to question their past solutions. But outright rejection is never the answer. Deep understanding of a problem often emerges from looking into what’s there and trying to understand the “why” behind the decisions first.

As you dive into past work, you might feel they didn’t hold to these standards. While it’s easy to get frustrated, use it as a push. Try to understand, and to be the change and elevate the standard.

If you’re itching to scrap the manual, please ensure you’ve actually read it first.

Luckas Vander Talen schrijft in De Tijd dat hij graag wat meer Franstalige politici Nederlands ziet spreken op federaal niveau. Ik ben het met hem eens. De lat voor federale politici mag wat talen betreft hoog liggen. Liefst spreken ze ook nog een woordje Duits en voor bepaalde internationaal georiënteerde functies al zeker Engels.

Wat Vander Talen schrijft is allemaal correct. Daar komt nog eens bovenop dat we in Vlaanderen vaak heel gemakkelijk van het Nederlands naar het Engels wisselen wanneer iemand ons in gebrekkig Nederlands aanspreekt. Op dat vlak zijn we niet veel anders dan de Japanners: bij een hint van imperfectie moét het wel om een buitenlander gaan. Die spreken we dus beter in–doorgaans erg slecht–Engels aan. Praktisch, maar niet leuk voor de persoon die Nederlands probeert te leren en merkt dat de lat zo hoog ligt dat zelfs een smoske bestellen in het Nederlands niet lukt.

Ook wanneer bepaalde politici niet zonder accent Nederlands spreken, maken we er vaak een grap van. Dat is nog grappig wanneer we met het Brabants van de Antwerpenaar lachen, maar als persoon die een nieuwe taal probeert te leren is het wel erg uitdagend. Beeld je in dat je drie jaar Italiaans probeert te leren, naar Italië gaat en overal een antwoord in het Engels krijgt. Vervelend.

Ik heb met Franstaligen uit verschillende delen van de wereld gewerkt en wat me daar steeds opvalt is dat men veel meer moeite doet om ook iemand met een zwaar accent te verstaan en in het Frans te antwoorden. Zelfs wanneer ze perfect meertalig zijn en makkelijk naar het Engels of Duits kunnen wisselen. Dat stemt toch tot nadenken over de manier waarop we in Vlaanderen met het Nederlands omgaan. Als je geen kans krijgt om het te spreken, dan word je onzeker. En ik denk dat het eerder die onzekerheid is, vermomd als hautaine dédain, die Franstaligen er van weerhoudt om Nederlands te spreken.

Let op, ik wil niet beweren dat Vlamingen het probleem zelf veroorzaakt hebben. De taalstrijd was reëel en ik ben degenen die ervoor hebben gestreden erg dankbaar voor de relatief elegante oplossing in de vorm van de verschillende taalwetten.

Maar misschien is het ook tijd om ons Vlaamse pragmatisme even aan de kant te zetten en mensen effectief de kans te geven om Nederlands te spreken. Om ze toe te laten onbelangrijke fouten te maken. En om zo meer kansen te creëren voor mensen om de taal te spreken die we zo graag willen dat ze leren.

De papieren rail pass is mijn favoriete openbaarvervoerbewijs. Okay de NMBS wil graag dat ik het de Standard Multi noem, maar dat is een uitschuiver die ik ze graag vergeef.

Voor wie hem niet kent: het is een papieren ticket dat je koopt aan een automaat in het station. Je kan een eerste klasse of tweede klasse Rail Pass kopen. Elk ticket heeft 10 in te vullen lijnen. Voor elke rit tussen twee stations vul je een lijn in.

Met een Rail Pass op zak vertrek je op elk moment, naar welk station je ook wil in België. Een pen kan je nog in het station aan een vriend-die-je-nog-niet-kent vragen. Je kan ook een willekeurige reiziger meenemen, want hij staat niet op jouw naam geregistreerd. Het is vrijheid.

Het is dus ook privacyvriendelijk: de NMBS hoeft niet te weten wanneer ik van welk station naar welk station heb gereisd. En als ze statistiekjes willen trekken kunnen ze altijd anoniem de ingevulde Rail Pass analyseren.

Ik heb zelf altijd eentje voor eerste klasse en eentje voor tweede klasse op zak. Qua Everyday Carry wellicht de meest gebruikte tool in m’n portefeuille. Op piekmomenten gebruik ik een eerste klasse rit. Dan krijg ik nog wat werk gedaan in de iets ruimere en doorgaans rustigere wagons.

Ik hou van de papieren Rail Pass. Ze staat sterk als analoge herinnering aan het feit dat vrijheid en collectivisme niet per se tegengestelden hoeven te zijn. Ik hoop dat ze nooit verdwijnt.

Yep. Weer een tekst over AI. Van iemand die geen AI onderzoeker is. Ik schreef het zelf. Zonder sjet-jie-pie-tie. Mijn referenties? Een breed interesseveld. Ook: 10 jaar in tech en veel zelfstudie. Bedankt om je teleurstelling te verbijten.

Het valt op. Artificiële intelligentie en grote taalmodellen zijn plots overal. Daarmee komt ook het onvermijdelijke op handen dragen of demoniseren. Dat gaat gewoonlijk zo wanneer (sociale)media nieuwigheden oppikken en op grote schaal verspreiden. Mensen delen screenshots die bewijzen hoe slecht ChatGPT in wiskunde is (er zit een taalmodel achter). Of hoe prompt engineers (informatie architect 2.0) meer dan €350 000 per jaar kunnen verdienen. Er zijn ook vragen rond intellectuele eigendom en privacy.

Ik hou van producten. Ik hou er van om te begrijpen wat mensen drijft om iets wel of niet te gebruiken. Vinger aan de pols en blik op de toekomst. In die context denk ik na over waar AI in het leven van mensen past. Waar kan het een verrijking zijn? Wat zijn de principes die ik kan gebruiken om over AI als toepassing na te denken?

Ik zie mensen op twee verschillende manieren artificiële intelligentie gebruiken. De eerste is als magische spiegel, waarin je zelf het meest interessante object bent. Je gebruikt AI om je identiteit te versterken. Denk aan selfies in de stijl van Balenciaga, of je nieuwjaarsbrief herschreven in de stijl van J.K. Rowling. Je eigen gezicht en stem als hoofdrolspeler in de nieuwe Star Wars: It’s Personal. De AI verweeft jouw identiteit in popcultuur en toont jou zo de meest ambitieuze versie van jezelf. Zonder dat je er voor uit bed moet.

Alternatief? Een museum. Een toegankelijke manier om de wereld in een nieuw licht te zien. Een vriendelijke gids die tien richtingen aanwijst op elk kruispunt, zodat je niet meer vast zit in de overtuigingen die je brein tot dan toe stap na stap als wereldbeeld heeft gevormd. Lees met een druk op de knop alternatieve versies van je tekst. Vraag de artificiële intelligentie naar bronnen die over gelijkaardige dingen schreven. Lees. Leer. Innoveer op de schouders van giganten.

De mens zit in imperfectie. In Japan vinden we dat terug in het Wabi-Sabi-idee. Maar ook dichter bij huis vinden we dat al terug in het verhaal van Adam en Eva. Wat de mens menselijk maakt is de mogelijkheid om te kiezen voor dat wat niet mag. Zo verschillen wij van de AI, want die krijgt regels en een doel mee. ChatGPT zal nooit voor een blanco antwoord kiezen. Jij kan er wel voor kiezen om blanco huiswerk af te geven.

Wat in het verleden imperfect was, beschouwen we vandaag soms als perfect. Wanneer het makkelijker wordt om vandaag perfect te zijn door de lens van de geschiedenis, wordt de AI misschien niet enkel een magische spiegel of een museum, maar ook een vliegwiel voor innovatie, gebaseerd op wat we conserveerden.