Xavier Bertels

The best antidote to a totalitarian “this is the decision, we have guns” is a transparent “this is the decision, this is why we made it”. I’ve seen far too little of that recently in Belgium, in Europe, and it scares me.

You cannot expect people who live in a world where information is instant, constant and without context to simply believe you because you were elected. You have to build trust 🤝

The way to build trust is to:

1. be authentic;
2. be empathetic;
3. and follow rigorous logic.

We’ve all been in situations where one of these wasn’t present. It doesn’t feel right when someone follows rigorous logic that leads to the marginalisation of a group of people, does it? Or when someone is empathetic and authentic but adapts their logic to the situation that’s presented to them in the moment.

Plenty of leaders are stripped of authenticity. Most of their communication is half-empathetic at best. And there is definitely no more rigorous logic. Liberals vote pro privacy-reducing changes. Conservatives push for progressive legislation. And socialists are, apparently, racist but only when they’re drunk.

Solving the authenticity and empathy problems, seems hard. Most leaders are either authentic, or empathetic. And they are rarely both. Good examples of leaders who do cover both? Jacinda Ardern. Nelson Mandela. Sanna Marin.

The empathy/authenticity problems are getting more complex. Gen Z is all about authenticity. And they are growing up in some of the most turbulent times in recent history, so a healthy dose of empathy will help as well.

My point: this problem isn’t going anywhere.

Solutions? I’m not sure. Maybe we have become too sensitive to do the “bring your whole self to work” thing. Maybe the inspiring leaders of the next 100 years will be authentic and empathetic in a specific (avatar) version of themselves, in a specific context. Authenticity doesn’t necessarily mean that you have no filter. Empathy doesn’t necessarily mean that you zig-zag based on the case in front of you.

The political party affiliation seems an ancient relic that makes it harder to think this way. In Belgium, for example, I have no idea who to vote for anymore. There is no progressive+green+liberal-social view. It’s always either-or in a false dichotomy. Vote for anyone, and you always lose. I like your view on energy, but not on immigration. Help?

Then, the rigorous logic problem. Logic improves with critique. Science! In order to do that, the Belgian government could try to open source the logic behind their decisions. Expose us the backroom debate.

How? Write and comment. Don’t put experts and politicions in the same backroom. It renders the decision making process opaque. If you must, discuss it over video and record the discussion. What do I imagine it looks like? Maybe something like this.

That video is interesting for a couple of reasons, but mainly: it demystifies a process, it demystifies people and it opens up ideas for further debate.

People will say we already have this; we don’t. The only thing we see is the play-acting part of politics. And it is precisely this – with the risk of projecting my own views as truth – that I think people have had enough of. Everyone knows it’s a charade. Trust is at all-time lows. Elections are 51-49. Why perpetuate such a preposterous waste of human resources?

Without hyperbole, I believe that liberal democracies will take a nosedive if they fail to rebuild trust in the next 8 years. China already exports their model to more and more places, and it has me wondering… We can do better!

Yes. We can do better. Authenticity, empathy and rigorous logic will be key ingredients. And to get there, we might need to take a radically different, radically transparent road. Something only a liberal democracy can do. And then, we may just have a chance. 🤞🕊️

This post outlines some best practices I have come across over my years managing various small groups of people. The goal is to always have clarity and the least amount of process necessary to not question basic truths. Please read it as a look into what I found works well, and then make it your own.

Recruitment

• What is the single source of truth for Job descriptions?
  • This can be a simple Notion database.
• What is the single source of truth for hiring managers to find and follow up on candidates?
  • This can be one Notion board. I’ve used at least 5 different tools that claim to handle this, and there is always one annoying thing you can’t do that you really need.
• What does the interview process look like?
  • F.e. Step 1: culture screening, Step 2: subject matter interview, Step 3: test task, Step 4: proposal?
• Who communicates the steps to candidates?
  • This works best if it is done several times: create a Notion page that explains the steps, link to it in the job ad, then link to it again in every e-mail after that.
• What will my salary package contain?
  • Again, creating a super simple Notion page that outlines salary and benefits, that you can share with the candidate, can be enough. Think: salary, hardware, software, healthcare…

Onboarding

• When do you give access to all tools? Which tools? And who does this?
  • I’ve found that a simple Notion template with a checklist works really really well. Takes 5 minutes to think about and set up, and it can be improved easily every time you forget something.
• What is the experience on the first day?
  • “Do I have access to all hardware and software?”
  • “How am I supposed to take care of my hardware and software? Are there any safety best practices?”
• The first week?
  • “Do I know where to find information, or who to talk to?”
• And the first month?
  • “Did I meet everyone who is relevant to my job?”
  • “Am I doing a good job?”

Growth & Time At Work

• Who creates career tracks? Who communicates how steps on this track are evaluated?
  • “Am I on the right track to improve myself?”
  • “Am I valuable to the company?”
  • “When will you decide if I can stay, or if it is better to part ways?”
• What happens when someone is sick?
  • “What is legally required?”
  • “What should I communicate? And to who?”
• What happens when someone wants to take a vacation?
  • “How long ahead should I plan it?”
  • “How long can I take a vacation?”
  • “Do I have to take all vacation days?”

Offboarding

• Who plans the exit interview?
  • In case of a valued employee who decides to leave: how do you celebrate their tenure with the team?
• Who executes the exit interview?
• When do you remove access to all tools? Who does this?

I’ve found that teams will benefit from implementing these basics first. Of course, there is far more to managing people than just this checklist. But if you didn’t know where to start, now you do!

When I see an app, my first thought is often, “Which idiot made this mess?”

We quickly brush off old work, thinking it’s bad. Yet it’s usually not about the people before us lacking skill, but more about past tools and constraints.

This happens a lot in product management, design, and coding. How many of us have thought, “This code is a nightmare, we need a fresh start!” only to trade old challenges for new ones, creating a new mess?

There’s a balance. It’s good to question other people’s definition of problems. And it’s good to question their past solutions. But outright rejection is never the answer. Deep understanding of a problem often emerges from looking into what’s there and trying to understand the “why” behind the decisions first.

As you dive into past work, you might feel they didn’t hold to these standards. While it’s easy to get frustrated, use it as a push. Try to understand, and to be the change and elevate the standard.

If you’re itching to scrap the manual, please ensure you’ve actually read it first.

Luckas Vander Talen schrijft in De Tijd dat hij graag wat meer Franstalige politici Nederlands ziet spreken op federaal niveau. Ik ben het met hem eens. De lat voor federale politici mag wat talen betreft hoog liggen. Liefst spreken ze ook nog een woordje Duits en voor bepaalde internationaal georiënteerde functies al zeker Engels.

Wat Vander Talen schrijft is allemaal correct. Daar komt nog eens bovenop dat we in Vlaanderen vaak heel gemakkelijk van het Nederlands naar het Engels wisselen wanneer iemand ons in gebrekkig Nederlands aanspreekt. Op dat vlak zijn we niet veel anders dan de Japanners: bij een hint van imperfectie moét het wel om een buitenlander gaan. Die spreken we dus beter in–doorgaans erg slecht–Engels aan. Praktisch, maar niet leuk voor de persoon die Nederlands probeert te leren en merkt dat de lat zo hoog ligt dat zelfs een smoske bestellen in het Nederlands niet lukt.

Ook wanneer bepaalde politici niet zonder accent Nederlands spreken, maken we er vaak een grap van. Dat is nog grappig wanneer we met het Brabants van de Antwerpenaar lachen, maar als persoon die een nieuwe taal probeert te leren is het wel erg uitdagend. Beeld je in dat je drie jaar Italiaans probeert te leren, naar Italië gaat en overal een antwoord in het Engels krijgt. Vervelend.

Ik heb met Franstaligen uit verschillende delen van de wereld gewerkt en wat me daar steeds opvalt is dat men veel meer moeite doet om ook iemand met een zwaar accent te verstaan en in het Frans te antwoorden. Zelfs wanneer ze perfect meertalig zijn en makkelijk naar het Engels of Duits kunnen wisselen. Dat stemt toch tot nadenken over de manier waarop we in Vlaanderen met het Nederlands omgaan. Als je geen kans krijgt om het te spreken, dan word je onzeker. En ik denk dat het eerder die onzekerheid is, vermomd als hautaine dédain, die Franstaligen er van weerhoudt om Nederlands te spreken.

Let op, ik wil niet beweren dat Vlamingen het probleem zelf veroorzaakt hebben. De taalstrijd was reëel en ik ben degenen die ervoor hebben gestreden erg dankbaar voor de relatief elegante oplossing in de vorm van de verschillende taalwetten.

Maar misschien is het ook tijd om ons Vlaamse pragmatisme even aan de kant te zetten en mensen effectief de kans te geven om Nederlands te spreken. Om ze toe te laten onbelangrijke fouten te maken. En om zo meer kansen te creëren voor mensen om de taal te spreken die we zo graag willen dat ze leren.

De papieren rail pass is mijn favoriete openbaarvervoerbewijs. Okay de NMBS wil graag dat ik het de Standard Multi noem, maar dat is een uitschuiver die ik ze graag vergeef.

Voor wie hem niet kent: het is een papieren ticket dat je koopt aan een automaat in het station. Je kan een eerste klasse of tweede klasse Rail Pass kopen. Elk ticket heeft 10 in te vullen lijnen. Voor elke rit tussen twee stations vul je een lijn in.

Met een Rail Pass op zak vertrek je op elk moment, naar welk station je ook wil in België. Een pen kan je nog in het station aan een vriend-die-je-nog-niet-kent vragen. Je kan ook een willekeurige reiziger meenemen, want hij staat niet op jouw naam geregistreerd. Het is vrijheid.

Het is dus ook privacyvriendelijk: de NMBS hoeft niet te weten wanneer ik van welk station naar welk station heb gereisd. En als ze statistiekjes willen trekken kunnen ze altijd anoniem de ingevulde Rail Pass analyseren.

Ik heb zelf altijd eentje voor eerste klasse en eentje voor tweede klasse op zak. Qua Everyday Carry wellicht de meest gebruikte tool in m’n portefeuille. Op piekmomenten gebruik ik een eerste klasse rit. Dan krijg ik nog wat werk gedaan in de iets ruimere en doorgaans rustigere wagons.

Ik hou van de papieren Rail Pass. Ze staat sterk als analoge herinnering aan het feit dat vrijheid en collectivisme niet per se tegengestelden hoeven te zijn. Ik hoop dat ze nooit verdwijnt.